Effektive Partnerschaft: Pharmareferenten und MFA im Teamwork

Geprüfte Pharmareferenten besuchen jeden Tage viele unterschiedliche Arztpraxen. Dabei kommen sie mit unterschiedlichen MFAs in Kontakt. Erfolgreiche Pharmareferenten fokussieren sich nicht nur auf ein individuelles und an Zielen orientiertes Arztgespräch. Sie wissen, wie wichtig der Kontakt zum Praxispersonal ist. Generell kann ein Besuch in einer Arztpraxis Einblicke eröffnen, die man sonst schnell übersehen könnte. Schaut man einmal genauer hin oder hat als Pharmareferent die Möglichkeit hinter die Kulissen einer Arztpraxis zu schauen, merkt man schnell, wie viel Arbeit, Motivation und Engagement die medizinischen Fachangestellten (MFA), die manchmal auch als "Schwestern" bezeichnet werden, wirklich mitbringen.

Ein wesentliches Aufgabenfeld, das in den Zuständigkeitsbereich des Praxispersonals fällt, sind die Bereiche Praxisorganisation und Terminvergabe.  Um eine effektive Organisation der Praxisabläufe sicherzustellen, ist es wichtig, dass das Praxispersonal gut koordiniert und strukturiert arbeitet. Dazu gehört zum Beispiel die Erstellung von Terminplänen für die Ärzte und Mitarbeiter, die Verwaltung von Patientendaten und die Planung von Behandlungsterminen. Auch die Bearbeitung von Telefonanrufen und die Beantwortung von E-Mails fallen in diesen Bereich.

Um eine reibungslose Terminvergabe zu gewährleisten, ist es entscheidend, dass die einzelnen Behandlungstermine vorausschauend und mit Bedacht geplant werden.  Dabei müssen nicht nur die Verfügbarkeit der Ärzte und Mitarbeiter berücksichtigt werden, sondern auch die Art und Dauer der Behandlung sowie eventuelle Notfälle oder Terminverschiebungen. Eine gute Koordination und Kommunikation innerhalb des Praxisteams ist hierbei unerlässlich.

Pharmareferenten ohne Termin müssen zusätzlich in den Organisationsplan einer Arztpraxis eingearbeitet werden. Wer hinter die Kulissen einer Arztpraxis schaut, den wundert es nicht, dass die MFAs häufig erschöpft und gestresst wirken. Vor allem in Spitzenzeiten oder bei Pandemien oder einer Grippewelle kann eine Arztpraxis kommunikativ und terminlich am Anschlag arbeiten. 

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Verwaltung von Patientendaten. Hierzu gehören beispielsweise die Erfassung von persönlichen Daten, medizinischen Informationen und Krankengeschichten sowie die Pflege und Aktualisierung dieser Daten. Das Praxispersonal muss darauf achten, dass diese Informationen vertraulich behandelt werden und nur für den entsprechenden medizinischen Zweck verwendet werden.

Um Patientendaten effizient und nach DSGVO-Grundsätzen zu verwalten, bietet CMS-Systeme und spezifische Praxissoftware verschiedene Tools und Funktionen an. Zum Beispiel können Patientendaten in individuellen Profilen gespeichert und verwaltet werden. Diese Profile können auch mit verschiedenen Berechtigungsstufen versehen werden, um sicherzustellen, dass nur autorisiertes Personal Zugriff auf bestimmte Informationen hat. Ein weiterer Vorteil von CMS-Systemen ist die Möglichkeit, Berichte und Statistiken über Patientendaten zu erstellen. Mit diesen Daten kann das Praxispersonal Trends erkennen, Behandlungserfolge analysieren und die Gesamtperformance der Praxis verbessern.

Darüber hinaus können CMS-Systeme auch die Kommunikation innerhalb der Praxis vereinfachen. Durch die Integration von E-Mail-Funktionen und Kalenderfunktionen können Termine und Informationen schnell und effizient zwischen verschiedenen Mitarbeiter*innen ausgetauscht werden. Einige CMS-Systeme bieten sogar die Möglichkeit, Online-Terminvereinbarungen zu integrieren. Dies ermöglicht es Patient*innen, bequem online Termine zu buchen, was sowohl für sie als auch für das Praxisteam zeitsparend ist.

Die Verwendung von CMS-Systemen in der medizinischen Praxis kann nicht nur dabei helfen, den Verwaltungsaufwand zu reduzieren, sondern auch die Gesamtperformance der Praxis verbessern. Durch die zentrale Verwaltung von Patientendaten und Behandlungsinformationen können Trends erkannt und Behandlungserfolge analysiert werden. Dies kann dazu beitragen, die Qualität der medizinischen Versorgung auf ein neues Level zu heben und letztendlich auch die Zufriedenheit der Patient*innen zu erhöhen.

MFAs in einer Arztpraxis überzeugen häufig durch ihre kommunikativen Fähigkeiten. Sie verstehen es, kranke Patienten oder Patienten, die aufgrund ihrer vielfältigen Beschwerden ungehalten oder unfreundlich auftreten, trotzdem respektvoll und mit Wertschätzung zu behandeln.  Aufgrund ihrer Ausbildung und ihrer Erfahrung sowie ihrer intrinsischen Motivation sind in der Lage, sich in die Gefühlslage des Patienten hineinzuversetzen und empathisch zu reagieren.

Dies ist besonders wichtig in einer Arztpraxis, in der es oft um sensible Themen wie Gesundheit, Krankheit und persönliche Befindlichkeiten geht. MFAs können durch ihre Kommunikationsfähigkeiten dazu beitragen, dass sich Patienten gut aufgehoben fühlen und Vertrauen zum Praxisteam aufbauen. 

Tipp für empathische Pharmareferenten

Ein aufrichtiges Lob und Wertschätzung für die Arbeit der MFAs in einer Praxis können viel bewirken. Zum einen wirkt aufrichtiges Lob authentisch und gibt der MFA einen Moment zum Durchatmen und ein gutes Gefühl.  Zum anderen führt Wertschätzung zu positiver Motivation und steigert somit auch die Leistungsbereitschaft der MFA.

Auch das Verständnis für den Arbeitsalltag einer MFA ist wichtig. Oftmals sind sie mit einer Vielzahl von Aufgaben und Patienten gleichzeitig konfrontiert, was zu Stress und Zeitdruck führen kann. Als Pharmareferent ist es daher wichtig, sich in die Situation der MFAs hineinzuversetzen und ihnen entgegenzukommen. Ein weiterer Tipp ist es, regelmäßig Feedback einzuholen und durch Smalltalk und Fragen mehr über die Situation in der Praxis und den Arbeitstag der MFA zu erfahren. Das gibt den MFAs die Möglichkeit, offen über ihre Erfahrungen und Probleme zu sprechen und. Auch das zeigt Wertschätzung und Menschlichkeit und kann die Zusammenarbeit verbessern.

Es gibt mindestens drei Schlüsselkomponenten, um eine vertrauensvolle und langfristige Kommunikationsbasis zu MFAs und im Allgemeinen zum Praxispersonal aufzubauen:

Es ist wichtig, dass Pharmareferenten Wertschätzung für alle Praxisangestellten zeigen. Dies bedeutet, sie freundlich, höflich und auf Augenhöhe zu behandeln. Manche Pharmareferenten geben in diesem Punkt leider kein gutes Beispiel. Sie betreten eine Arztpraxis hochnäsig und zeigen wenige Wertschätzung für die Praxisangestellten. Sich so zu verhalten ist nicht nur aus menschlicher Sicht falsch, sondern auch kontraproduktiv für die Zusammenarbeit mit der Praxis.

Eine gute Beziehung zu den Praxisangestellten ist entscheidend für den Erfolg eines Pharmareferenten. Sie sind schließlich diejenigen, die engen Kontakt zu den Ärzten haben und oft auch in Entscheidungsprozesse eingebunden sind. Deshalb sollten Pharmareferenten stets bemüht sein, ein gutes Verhältnis zu ihnen aufzubauen.

Ein respektvoller Umgang miteinander fördert ein positives Arbeitsklima und erleichtert die Zusammenarbeit.

Der Besuch eines Pharmareferenten kommt manchmal ungelegen. Ist beispielsweise eine Praxis aufgrund einer Grippewelle oder einer anderen saisonalen Erkrankung voller als erwartet, kann es vorkommen, dass ein Besuch beim Arzt nicht möglich ist. In solchen Fällen ist es wichtig, dass der Pharmareferent flexibel reagiert und auch kurzfristig Termine verschieben kann. In Zeiten von digitalen Hilfsmitteln könnte man evtl. anbieten, den Arzt per E-Mail oder Videokonferenz zu kontaktieren. Entscheidend ist in jedem Fall Empathie, Verständnis und Rücksicht zu zeigen.

Wenn ein Termin einmal länger dauert oder wegen eines Notfalls verschoben werden muss, sind diese Eigenschaften unerlässlich, um die Tür des Arztes für den nächsten Besuch offen zu halten.

Das Einhalten von Terminen oder das frühzeitige Absagen eines Termins sind weitere wichtige Aspekte. Sie helfen den MFAs, den Praxisablauf zu strukturieren. Außerdem ermöglichen sie es, dass die Patienten optimal versorgt werden und Wartezeiten vermieden werden.

Termine sind ein wichtiger Bestandteil einer gut geführten Arztpraxis. Sie dienen der Organisation des Praxisablaufs und stellen sicher, dass jeder Patient zur richtigen Zeit von der richtigen Person behandelt wird. Das Einhalten von Terminen ist daher essentiell für einen reibungslosen Ablauf in der Praxis.

Wer als Pharmareferent als verlässlich gilt und darauf achtet, vereinbarte Gesprächszeiten einzuhalten, wird sowohl vom Arzt und ebenso von den MFA geschätzt.

Pharmareferenten leben von proaktiver, individueller Kommunikation. Eine positive Gesprächsatmosphäre und ein gutes Miteinander mit dem Praxispersonal wirkt auch für Pharmareferenten motivierend. 

Darüber hinaus ergeben sich die folgenden drei Mehrwerte aus einer guten Beziehung zum Praxispersonal: 

Ein gutes Miteinander mit dem Praxispersonal ermöglicht den Pharmareferenten ein besseres Verständnis der Praxisdynamik und der Patientenbedürfnisse.  Daher ist es wichtig, dass Pharmareferenten sich aktiv um eine gute Beziehung zum Praxispersonal bemühen.

Die Zusammenarbeit mit dem Praxispersonal kann dabei helfen, die Bedürfnisse der Patienten besser zu verstehen und somit auch passendere Lösungen anzubieten. Das Personal in Arztpraxen hat direkten Kontakt zu den Patienten und kennt ihre Bedürfnisse und Anliegen am besten. Pharmareferenten haben dann einen besseren Überblick, welche Servicematerialien zielführend sind oder welche Kommunikationsstrategie erfolgversprechend ist. 

Pharmareferenten sind darauf angewiesen, offenes Feedback zu Ihren Produkten zu erhalten. Im Arztgespräch erhalten geprüfte Pharmareferenten dieses Feedback nicht immer. Manche Ärzte sind in Bezug auf ihr Verordnungsverhalten wenig offen, sodass der Status eines Arztes für Pharmareferenten häufig schwer einschätzbar ist.  Umso wichtiger ist es, dass Pharmareferenten andere Wege finden, um mehr über das reale Verordnungsverhalten zu erfahren. Kennt man die MFAs der Praxis gut und hat sich ein Vertrauensverhältnis aufgebaut, erhält man vom Praxispersonal häufig Informationen oder Anhaltspunkte. Viele dieser Informationen sind hilfreich, um den Arzt besser einzuschätzen oder seine Argumentation anzupassen. 

Auch Fortbildungsveranstaltungen, bei denen der Arzt mit seinem Praxispersonal teilnimmt oder Schulungen in der Arztpraxis mit dem gesamten Team sind eine Möglichkeit, offenes Feedback zu erhalten. 

Im Laufe der Jahre, in denen ein Pharmareferent eine Arztpraxis besucht, baut sich häufig ein sehr offenes und freundschaftliches Verhältnis zum Arzt und ebenso zu den MFAs auf. Diese starke Partnerschaft  zwischen dem Pharmareferenten und der Praxis ermöglicht es, dass wichtige Informationen über neue Medikamente oder Therapien schnell und direkt an den Arzt weitergegeben werden können. Der Austausch von Wissen und Erfahrung ist dabei von großer Bedeutung für beide Seiten.

Wie Pharmareferenten auf das Praxispersonal und die MFAs in einer Arztpraxis zugehen, entscheidet darüber, wie schnell und eng eine Beziehung zur Praxis wird. Wer sich als Pharmareferent öffnet, empathisch und verständnisvoll auftritt und dem Praxisteam Lob und Wertschätzung entgegenbringt, kann viel gewinnen. Neben der menschlichen Komponente und einem guten Miteinander gewinnt der Pharmareferent sehr gute, belastbare Kontakte zu Ärzten und MFAs. 

Diese Kontakte zu Arztpraxen sind für Pharmareferenten wertvoll. Selbst der Wechsel des Pharmaunternehmens und die Besprechung anderer Produkte kann nichts an der aufgebauten Beziehung zum Arzt und seinen MFAs ändern. 

Pharmaunternehmen suchen heute nach Pharmareferenten, die diese Beziehungen aufgebaut haben und aufbauen können! Für Pharmareferenten sind 𝐛𝐞𝐥𝐚𝐬𝐭𝐛𝐚𝐫𝐞 𝐊𝐨𝐧𝐭𝐚𝐤𝐭𝐞 zu ihren Verordnern das wichtigste 𝐊𝐚𝐩𝐢𝐭𝐚𝐥! Mit einem sehr guten Kontakt zum Praxispersonal und zu den MFAs gewinnt man gleich 𝐝𝐨𝐩𝐩𝐞𝐥𝐭!