Effizientes Delegieren für Pharmaführungskräfte: Teamstärke fördern

Die Fähigkeit, Aufgaben und Verantwortung wirksam zu delegieren, ist für Regionalleiter und Führungskräfte in der Pharmaindustrie von unschätzbarem Wert. Als Knotenpunkt für unzählige operative und strategische Entscheidungen spielt das richtige Maß an Delegation eine entscheidende Rolle für den Erfolg Ihres Teams und letztendlich für das Unternehmen selbst.

In diesem Beitrag erkunden wir die Kunst des Delegierens und warum sie so entscheidend für das moderne Pharma-Management ist.

Unter Delegation versteht man die Übertragung von Aufgaben oder Verantwortlichkeiten an andere, wobei die gesamte Rechenschaftspflicht und Entscheidungsbefugnis erhalten bleibt.

Es geht darum, einer Person oder einer Gruppe die Befugnis zu übertragen, im Namen einer anderen Person oder Organisation zu handeln. Die Delegation ist ein wesentlicher Aspekt einer effektiven Führung und eines effektiven Managements, da sie eine effiziente Verteilung der Arbeitslast ermöglicht und Teamarbeit und Zusammenarbeit fördert.

Außerdem kann sich jeder Einzelne auf seine Stärken und Fachgebiete konzentrieren, was letztlich die Produktivität und Effizienz erhöht. Effektives Delegieren erfordert eine klare Kommunikation, Vertrauen in die Teammitglieder und eine angemessene Nachbereitung, um den erfolgreichen Abschluss der delegierten Aufgaben sicherzustellen. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Delegation ein Prozess ist, bei dem andere befähigt werden, Aufgaben zu übernehmen, die ihren Fähigkeiten und Fertigkeiten entsprechen, was zu einer produktiveren und kohärenteren Teamdynamik führt.

Das Delegieren von Aufgaben hat für Regionalleiter im Pharmaaußendienst, die in einer sogenannten "Sandwich-Position" zwischen Außendienst und Management arbeiten, viele Vorteile. 

Eine der größten Herausforderungen für Führungskräfte ist die Zeit. Mit dem richtigen Delegationsansatz kann wertvolle Zeit freigesetzt werden, um sich auf die wirklich wichtigen Themen zu konzentrieren. Dies erfordert eine klare Unterscheidung zwischen Aufgaben, die zwingend einer erfahrenen Hand bedürfen, und solchen, die das Potenzial bieten, Mitarbeiter zu fördern und zu entwickeln. 

Um erfolgreich delegieren zu können, müssen Führungskräfte zunächst ihre eigene Arbeitsbelastung analysieren und priorisieren. Dabei sollten sie sich fragen:

• Welche Aufgaben kann ich selbst erledigen und welche können an meine Mitarbeiter delegiert werden?

Es ist wichtig, dass die Übertragung von Verantwortung immer mit einer klaren Kommunikation verbunden ist. Die Erwartungen an den Mitarbeiter müssen deutlich formuliert werden, damit dieser weiß, was von ihm erwartet wird und welche Ziele verfolgt werden sollen. Auch sollten regelmäßige Feedbackgespräche stattfinden, um zu überprüfen, ob die Delegation erfolgreich war und wo eventuell Korrekturen nötig sind.

Durch Delegation bieten Sie Ihrem Team wertvolle Entwicklungschancen. Projekte, Analysen und Präsentationen bereichern das Kompetenzspektrum Ihrer Mitarbeiter, was zu persönlichem Wachstum führt und gleichzeitig den Wert des Teams für das Unternehmen steigert.

Coaching und Training gehören untrennbar zu den Aufgaben einer Führungskraft im Pharmaaußendienst. "Coaching on the job" kann auch bedeuten, Aufgaben gezielt an Mitarbeiter zu delegieren, um deren Kompetenzen zu erweitern.  Dabei ist es wichtig, dass die Delegation klar und strukturiert erfolgt. Klare Ziele und Erwartungen müssen definiert werden, damit die Mitarbeiter wissen, was von ihnen erwartet wird.

Durch Delegation können auch neue Perspektiven eingebracht werden. Oftmals sind Mitarbeiter in bestimmten Bereichen spezialisiert und haben wertvolles Fachwissen, das bei der Bewältigung von Herausforderungen hilfreich sein kann. Ein Beispiel hierfür ist das spezifische Indikationswissen eines Mitarbeiters in einer Indikation, die für das aktuelle Force-Produkt des Unternehmens auch eine Rolle spielt. Andere Mitarbeiter haben Kenntnisse in den Bereichen Werbung und Marketing, kennen sich mit sozialen Medien wie LinkedIn aus oder haben Kurse in Verkaufspsychologie besucht. Durch die Übertragung von Aufgaben können diese Fähigkeiten genutzt und weiterentwickelt werden.

Zudem schafft Delegation mehr Flexibilität im Team. Wenn ein Teammitglied aufgrund von Krankheit oder Urlaub ausfällt, kann eine andere Person mit ähnlichen Fähigkeiten oder Kenntnissen die Aufgaben übernehmen. Dadurch wird sichergestellt, dass wichtige Aufgaben auch in Abwesenheit eines Mitarbeiters weiterhin erledigt werden können.

Durch Delegation kann es auch gelingen, Mitarbeiter mit hohen Ambitionen lange im Unternehmen zu halten.  Denn wenn ein Mitarbeiter ständig die gleichen Aufgaben ausführt, kann dies schnell zu Unzufriedenheit und Langeweile führen. Indem man ihm neue Verantwortungsbereiche überträgt, wird er motiviert und bleibt interessiert an seiner Arbeit.

Anerkennung durch Verantwortung – wenn Sie Aufgaben delegieren, demonstrieren Sie Vertrauen in die Fähigkeiten Ihres Teams. Dies stärkt nicht nur die Bindung zu Ihren Mitarbeitern, sondern fördert auch eine proaktive Arbeitskultur und erhöht die Motivation. 

Delegieren bedeutet  nicht anderen Aufgaben zuzuweisen, ohne tief über das Ergebnis nachzudenken. Vielmehr bedeutet Delegation Überlegung, Planung und klare Kommunikation. Bevor Sie delegieren, sollten Sie sicherstellen, dass die betreffende Person über die notwendigen Fähigkeiten und Kenntnisse verfügt, um die Aufgabe erfolgreich auszuführen. Eine gründliche Einführung in die Aufgabe und regelmäßige Updates sind ebenfalls wichtig, um sicherzustellen, dass der Prozess reibungslos verläuft. Ansonsten werden Vertrauen und Motivation schnell in Probleme und Demotivation umschlagen, da sich Mitarbeiter überfordert fühlen oder die Leistungen, die erwartet werden noch nicht einbringen können. 

Als Führungskraft sind Sie der Kapitän Ihres Schiffes. Ihre oberste Pflicht ist es, die Richtung vorzugeben und den Überblick zu behalten. Strategische Planung und entscheidende Weichenstellungen sind fest in Ihrer Hand. 

Dennoch gibt es viele Aufgaben, die für die Delegation prädestiniert sind.

• Projekte zur Marktanalyse oder
• Das Leiten von kleineren Teams innerhalb eines größeren Projekts
• Das Halten eines Vortrags auf Regionaltagungen,
• Die Organisation einer Fortbildungsveranstaltung oder
• Das Mentoring eines neuen Mitarbeiters

sind praxisnahe Beispiele, wie Sie Mitarbeitern Vertrauen schenken und Sie zugleich fördern können.

Doch wie delegieren Sie richtig?

Zunächst ist es wichtig, dass Sie klare Ziele und Aufgaben definieren. Nur wenn Ihre Mitarbeiter genau wissen, was von ihnen erwartet wird, können sie effektiv arbeiten. Auch die Auswahl der richtigen Mitarbeiter für bestimmte Aufgaben ist entscheidend. Jeder Mitarbeiter hat individuelle Stärken und Fähigkeiten, die es zu berücksichtigen gilt. Ein weiterer wesentlicher Punkt ist die Kommunikation. Halten Sie regelmäßige Meetings ab, um den Fortschritt zu besprechen und offene Fragen zu klären. Geben Sie auch konstruktive Kritik und loben Sie gute Leistungen. Das stärkt das Vertrauen und motiviert Ihre Mitarbeiter.

Eine gute praktische Möglichkeit zur Delegation bietet auch die Nutzung von Teamwork-Tools wie Trello oder Asana. Hier können Sie Aufgaben zuweisen und den Fortschritt verfolgen. So behalten Sie den Überblick und können gegebenenfalls eingreifen, falls es zu Verzögerungen oder Problemen kommt.

1. Wählen Sie die richtigen Personen aus. Beurteilen Sie Kompetenzen und Interessen Ihrer Mitarbeiter sorgfältig, um Aufgaben zielgerichtet zu delegieren.
2. Kommunizieren Sie klar und deutlich. Erklären Sie Erwartungen, Fristen und den Zweck der Aufgabe, um Missverständnisse zu vermeiden.
3. Bieten Sie Support und Feedback. Delegieren heißt nicht, sich komplett zurückzuziehen. Unterstützen Sie bei Bedarf und bieten Sie regelmäßiges Feedback an.
4. Fördern Sie die Übernahme von Verantwortung. Geben Sie den Raum für Eigeninitiative und ermutigen Sie zu selbstständigen Entscheidungen im Rahmen der delegierten Aufgaben.
5. Erkennen Sie Leistungen an. Würdigen Sie die Anstrengungen und Erfolge Ihrer Mitarbeiter. Dies verstärkt das Gefühl der Wertschätzung und motiviert.

Delegieren birgt auch Fallstricke, z. B. zu viel Delegation, die zum Kontrollverlust führen kann, oder zu wenig, die das Potenzial Ihres Teams ungenutzt lässt. Der Schlüssel liegt in der Balance und der laufenden Kommunikation mit Ihrem Team, um sicherzustellen, dass jeder sich unterstützt und herausgefordert fühlt.

Einer der häufigsten Fehler ist es, zu viel Verantwortung auf einmal abzugeben. Dadurch besteht die Gefahr, dass Sie den Überblick über die Aufgaben und deren Fortschritt verlieren. Zudem können sich Ihre Mitarbeiter überfordert fühlen und möglicherweise die Motivation verlieren. Auf der anderen Seite kann zu wenig Delegation dazu führen, dass Ihr Team nicht ausreichend gefordert wird und somit nicht ihr volles Potenzial entfalten kann.

Eine Möglichkeit, um diese Fallstricke zu vermeiden, ist die Einführung von klaren Rollen und Verantwortlichkeiten. Dadurch wissen alle Teammitglieder genau, welche Aufgaben sie übernehmen sollen und wer für welche Entscheidungen zuständig ist. Regelmäßige Kommunikation und Absprache sowie Transparenz sind ebenfalls entscheidend, um sicherzustellen, dass jeder im Team auf dem gleichen Stand ist und eventuelle Probleme rechtzeitig erkannt werden können.

Wer es als Regionalleiter versteht, zu delegieren, schafft eine Umgebung, in der Vertrauen und Leistung gedeihen können.

Ihr Team wird sich zu einer leistungsstärkeren, besser motivierten und engagierten Gruppe entwickeln. Indem Sie die richtigen Aufgaben an die richtigen Personen delegieren, maximieren Sie nicht nur die Effizienz, sondern auch die Zufriedenheit und die Entwicklungsmöglichkeiten jedes einzelnen Teammitglieds.

Gleichzeitig fördern Sie Verkaufstalente in Ihrem Team oder finden Mitarbeiter, die sich zu einem späteren Zeitpunkt für Führungsaufgaben eignen. In Zeiten eines voranschreitenden Fachkräftemangels ist es wichtig, die eigenen Mitarbeiter fachlich und persönlich zu fördern. Dies führt nicht nur zu mehr Motivation im Team sondern auch zu einer besseren Bindung ans Unternehmen.

Regionalleiter die zielorientierte delegieren, bauen schlagkräftige Teams auf, die SMART-Ziele nicht nur erreichen, sondern übertreffen.