Wie wichtig sind Arbeitszeugnisse im Bewerbungsprozess?

Ein Arbeitszeugnis ist ein offizielles Dokument eines Arbeitgebers, das die frühere Berufsbezeichnung, die Aufgaben und die Leistung eines Arbeitnehmers bestätigt. Arbeitszeugnisse sind vor allem in Deutschland wichtige Dokumente, da sie von den meisten Unternehmen im Rahmen der schriftlichen Bewerbung erwartet oder angefordert werden. In anderen Ländern haben schriftliche Arbeitszeugnisse einen geringeren Stellenwert auf dem Arbeitsmarkt.

In diesem Blog-Beitrag erfahren Sie, auf welcher Rechtsgrundlage Arbeitszeugnisse in Deutschland ausgestellt werden, welche Informationen in einem Arbeitszeugnis enthalten sein sollten und wie Sie die oft kryptische Zeugnissprache entschlüsseln können. Zum Schluss beantworte der Artikel die Frage, ob alle verfügbaren Arbeitszeugnisse als Teil einer Bewerbung eingereicht werden müssen oder nicht.

Der Gesetzgeber schreibt vor, dass Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses ein Arbeitszeugnis ausstellen müssen. Das Zeugnis muss kostenlos und innerhalb von zwei Wochen nach dem Ausscheiden des Arbeitnehmers aus dem Unternehmen weitergegeben werden. Stellt ein Arbeitgeber einem ehemaligen Arbeitnehmer nicht innerhalb dieser Frist ein Arbeitszeugnis aus, kann er sich schadensersatzpflichtig machen.

1. Der Arbeitnehmer hat bei Beendigung eines Arbeitsverhältnisses Anspruch auf ein schriftliches Zeugnis. Das Zeugnis muss mindestens Angaben zu Art und Dauer der Tätigkeit (einfaches Zeugnis) enthalten. Der Arbeitnehmer kann verlangen, dass sich die Angaben darüber hinaus auf Leistung und Verhalten im Arbeitsverhältnis (qualifiziertes Zeugnis) erstrecken.
2. Das Zeugnis muss klar und verständlich formuliert sein. Es darf keine Merkmale oder Formulierungen enthalten, die den Zweck haben, eine andere als aus der äußeren Form oder aus dem Wortlaut ersichtliche Aussage über den Arbeitnehmer zu treffen.
3. Die Erteilung des Zeugnisses in elektronischer Form ist ausgeschlossen.

Einen äquivalenten Anspruch auf ein qualifiziertes Ausbildungszeugnis haben Auszubildende auf Grundlage des § 16 des Bundesbildungsgesetzes (BBiG). Sogar freien Mitarbeitern und Handelsvertretern steht gemäß § 84 des Handelsgesetzbuches (HGB) ein Arbeitszeugnis zu. 

Ein einfaches Arbeitszeugnis hat die Ausprägung wie eine Arbeitsbescheinigung. Es enthält Angaben zum Unternehmen, zum Arbeitnehmer sowie zu seiner Aufgabe im Betrieb. Darüber hinaus muss in einem einfachen Arbeitszeugnis vermerkt werden, wie lange das Arbeitsverhältnis bestand.

Gemäß Gewerbeordnung haben Arbeitnehmer einen Rechtsanspruch darauf, statt eines einfachen Arbeitszeugnisses ein qualifiziertes Arbeitszeugnis zu erhalten. Das qualifizierte Arbeitszeugnis ist im Bewerbungsprozess wichtig, da es neben den Aufgaben ebenso eine Bewertung der Arbeitsleistung enthält und die soziale Kompetenz, die Teamfähigkeit und weitere Punkte bewertet. 

Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis sollte die folgenden Angaben enthalten:

• Die Daten der Beschäftigung,
• Die während des Beschäftigungszeitraums ausgeübte(n) Berufsbezeichnung(en),
• Eine Beschreibung der in jeder Funktion ausgeübten Aufgaben,
• Eine Bewertung der Arbeitsleistung des Arbeitnehmers,
• Der Grund für das Ausscheiden (falls vom Arbeitnehmer gewünscht) 

Ein qualifiziertes Arbeitszeugnis enthält im oberen Teil eine Einleitung. In der Einleitung werden die personenbezogenen Informationen, die letzte Position des Arbeitnehmers sowie das Eintritts- und das Austrittsdatum dargestellt.

Ein typischer Einleitungssatz könnte lauten:

„Herr Tim Neumann, geboren am 12.12.1977 in Wuppertal, hat vom 01.01.2018 bis 31.12.2022 als Kaufmännischer Sachbearbeiter für unser Unternehmen gearbeitet.“

Es folgen eine Firmenbeschreibung sowie die Tätigkeiten des Mitarbeiters. Die Hauptaufgaben, die häufig der Stellenausschreibung entnommen sind, werden zuerst thematisiert, sodass das Ranking im Arbeitszeugnis häufig die Schwerpunkte der bisherigen Tätigkeit des bewerteten Mitarbeiters zeigt.

Im letzten Teil des Zeugnisses erfolgt in der Leistungsbeurteilung eine Bewertung in Zeugnissprache nach folgendem Muster: 

• Fachwissen,
• Leistungsbereitschaft,
• Arbeitsweise,
• Arbeitsqualität,
• Belastungsfähigkeit,
• Gesamturteil,
• Soziales Verhalten.

Führungskräfte erhalten zusätzlich eine Beurteilung über ihre Führungsskills und die Art Ihrer Menschenführung im Unternehmen.

Die Leistungsbeurteilung erfolgt in einer wohlwollenden und jovialen Zeugnissprache. Diese ist so aufgebaut, dass sie den Arbeitnehmer selbst dann positiv darstellt, wenn seine Leistungen in Schulnoten ausreichend oder sogar mangelhaft waren. 

Eine Herausforderung beim Lesen deutscher Arbeitszeugnisse besteht darin, die oft kryptische Zeugnissprache zu verstehen, deren Bewertung nach den Schulnoten 1 – 6 erfolgt. Um Ihnen einen Eindruck davon zu vermitteln, wie sich diese Sprache anhört, finden Sie hier einige gebräuchliche Formulierungen und ihre Bedeutungen: 

Sehr gut: 

• Er verfügt über ein äußerst umfassendes und hervorragendes Fachwissen, das er zur Bewältigung seiner Aufgaben stets sehr sicher und erfolgreich einsetzte.
• Er war ein äußerst leistungsfähiger Mitarbeiter, dessen hervorragende Arbeitsergebnisse stets sowohl in qualitativer als quantitativer Hinsicht überzeugten.
• Herr Neumann war für seine Mitarbeiter stets ein geschätztes Vorbild. Er führte seine Mitarbeiter zielorientiert und sachlich und erreichte eine außergewöhnliche Leistungssteigerung auf durchgängig hohem Niveau sowie eine sehr gute Teamatmosphäre.

Gut: 

• Herr Neumann war ein stets motivierter Mitarbeiter. Schwierige Aufgaben ging er mit Elan an und fand dabei sinnvolle und praktikable Lösungen.
• Seine Arbeitsergebnisse waren, auch bei wechselnden Anforderungen und unter sehr schwierigen Bedingungen, stets von guter Qualität.
• Herr Muster zeichnete sich auch in extremen Stresssituationen durch hohe Belastbarkeit und Zielorientierung aus.

Befriedigend: 

• Herr Neumann hat seine Aufgaben zu unserer vollen Zufriedenheit erledigt und unseren Erwartungen in jeder Hinsicht entsprochen.
• Wir danken Herrn Neumann für sein Wirken und bedauern sein Ausscheiden. Wir sind überzeugt, dass er auch in der Zukunft gute Erfolge erzielen wird.
• Er führte seine Aufgaben sorgfältig und planvoll aus.

Ausreichend: 

• Er führte seine Aufgaben mit ausreichender Sorgfalt und Planung aus.
• Er verfügt über ein den Anforderungen entsprechendes Fachwissen.
• Bei üblichem Arbeitsanfall erwies sich Herr Muster als zuverlässiger Mitarbeiter.

Mangelhaft:

• Herr Neumann motivierte seine Mitarbeiter insgesamt zu zufriedenstellenden Leistungen.
• In das Team fügte sich Herr Neumann in der Regel zufriedenstellend ein.
• Herr Neumann trat jederzeit unbeschwert und offen auf.

Es gibt viele Nuancen und Besonderheiten in der Zeugnissprache, sodass es ratsam ist, ein Arbeitszeugnis von einer Fachkundigen Person erstellen oder prüfen zu lassen. Arbeitszeugnisse, die negativer als mit der Gesamtnote „Befriedigend“ konzipiert wurden, können vor einem Arbeitsgericht angefochten werden. Der Arbeitgeber ist in diesem Fall in der Beweislast, dass die Leistungen tatsächlich ausreichend oder mangelhaft waren. Bis zur Note befriedigend liegt die Beweislast beim Arbeitnehmer. Er muss vor Gericht anhand von Fakten beweisen, dass er eine insgesamt bessere Leistung erzielt hat.

Tipp für Arbeitnehmer: Sammeln Sie im laufenden Arbeitsverhältnis alle Nachweise über Ihre tatsächlichen Leistungen. E-Mails, Mitarbeiterbeurteilungen aus Jahresgesprächen oder Bescheinigungen zu Lohnerhöhungen zeigen zweifelsfrei auf, dass der Arbeitgeber mit Ihnen zufrieden war und rechtfertigen keine negative Leistungsbeurteilung im Arbeitszeugnis. 

Es ist nicht notwendig, alle Arbeitszeugnisse im Bewerbungsprozess an potenzielle Arbeitgeber weiterzuleiten. Verzichten können Sie beispielsweise auf Zwischenzeugnisse, wenn ein Endzeugnis des Arbeitgebers vorhanden ist.

Zeugnisse von früheren Arbeitgebern, die lange zurückliegen, müssen ebenfalls nicht weitergeleitet werden. Wer alle relevanten Zeugnisse anfügt, trägt dazu bei, dass sich der potenzielle Arbeitgeber ein vollständiges Bild vom beruflichen Werdegang und den Fähigkeiten machen kann. Da viele Arbeitgeber zusätzlich auf Vollständigkeit bei den Bewerbungsunterlagen achten, macht es Sinn, alle wichtigen Arbeitszeugnisse mit Aussagekraft der letzten 10 Jahre weiterzuleiten. 

Zusammenfassend sind Arbeitszeugnisse in Deutschland wichtige formale Dokumente und wichtig für den Erfolg im Bewerbungsprozess. Arbeitgeber sind gesetzlich verpflichtet, ihren Mitarbeitern bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses ein Zeugnis auszustellen. Qualifizierte Arbeitszeugnisse enthalten neben den Aufgaben ebenfalls eine Leistungsbeurteilung.

Die oft kryptische deutsche Zeugnissprache kann mithilfe von Personalfachleuten oder Kollegen, die mit der Zeugnissprache vertraut sind, entschlüsselt werden. Sie ist immer wohlwollend und positiv und enthält trotzdem Nuancen, die die eigentliche Güte der Leistung darstellen. Obwohl nicht jedes Arbeitszeugnis als Teil einer Bewerbung vorgelegt werden muss, ist es im Allgemeinen von Vorteil, alle relevanten Zeugnisse der letzten 10 Jahre mit den Bewerbungsunterlagen weiterzuleiten, um potenziellen Arbeitgebern so viele Informationen wie möglich über Ihre Fähigkeiten und Erfahrungen zu geben.

Autor: Torsten Niermann

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